Aanvragen afhandelen zonder ambtenaar is voor iedere gemeente mogelijk en een goede oplossing om dienstverlening te verbeteren. Hierin zijn verschillende maatregelen te realiseren, die ook de administratieve lasten verlicht. Dit was ook de wensen een getroffen maatregel van de gemeente Groningen om zo de dienstverlening aan burgers verbeteren.
Een van de door Groningen getroffen maatregelen is de implementatie van de Kluwer Snelbalie. De Kluwer Snelbalie is een Burgermodule voor de afhandeling van verschillende aanvragen. Dit zijn aanvragen, zoals bijvoorbeeld bijzondere bijstand, Langdurigheidstoeslag en andere minimaregelingen. Onze adviseur Caspar Rauws heeft in de periode 2012 – 2013, in opdracht van de gemeente Groningen, een Quick Scan uitgevoerd van de beleids- en procesmatige zaken en juridische gevolgen. Resultaat was een uitgebreid advies met aanbevelingen. Vervolgens heeft Caspar verschillende medewerkers getraind, welke de Snelbalie hebben getest.

Opdrachtgever

Gemeente Groningen

Werkwijze

Caspar heeft allereerst op basis van door de gemeente aangeleverde informatie over bijvoorbeeld beleid, werkprocessen en mandaatverlening een Quick Scan uitgevoerd. Hiermee heeft Caspar een advies opgesteld en zijn aanbevelingen gedaan ter verbetering. Bovendien heeft hij de gemeente keuzes voorgelegd, waarmee Groningen optimaal gebruik en/of administratieve lastenverlichting voor zowel de burger als de organisatie kan realiseren. Met deze maatregelen en adviezen zijn zij vervolgens aan het werk gegaan om de processen en de Snelbalie in te richten.

Resultaat

De Quick Scan bevat adviezen over de manier waarop de gemeente Groningen de werkprocessen en de organisatie zo efficiënt mogelijk kan inrichten. Ook geeft de scan inzicht in de te verwachten resultaten qua efficiency. Deze adviezen hebben het verdere proces binnen de Groningse organisatie ondersteund. De Burgermodule van de Kluwer Snelbalie is als online omgeving ingericht en uitvoerig getest. Hier kan de burger, door het beantwoorden van een aantal vragen, direct helderheid krijgen over de mogelijke regelingen. Hierdoor ziet de burger direct of deze ook recht op een financiële steun heeft en kan deze aanvragen. Dit bedoelen wij met aanvragen afhandelen zonder ambtenaar!

Reactie opdrachtgever

Onlangs berichtte de gemeente Groningen in Binnenlands Bestuur over de mogelijkheid om digitaal een aanvraag in te dienen en daar direct een besluit op te krijgen.
‘In het afhandelen van een aanvraag voor de bijzondere bijstand gaat veel tijd zitten’, zegt Allaui. ‘Op deze manier slaan we twee vliegen in één klap: de aanvrager krijgt meteen antwoord en hoeft niet langs te komen, en wij worden in tijden van bezuinigingen minder afhankelijk van personeel.’ Voorwaarde is natuurlijk wel dat de betreffende aanvragers de voordelen van de digitale weg onderkennen.

Klik hier om het volledige artikel te lezen.

Wilt u meer weten over Caspar, klik dan op zijn foto om naar zijn persoonlijke profielpagina te gaan.